Představení systému CollectiveAccess
Programů toho typu existuje mnoho. Mezi kvalitní a současně populární katalogizační softwarové systémy patří i CollectiveAccess. Tento open-source software využívá mnoho organizací po celém světě a kromě vlastního systému jsou k dispozici i moduly pro redakční systémy, jejichž prostřednictvím lze informace snadno publikovat přímo v rámci existujících webových stránek (ať již internetových, nebo intranetových).
CollectiveAccess (původním názvem OpenCollection) vznikl v roce 2003 na základě zjištění americké firmy Whirl-i-Gig (která spolupracuje s různými institucemi v USA i Evropě), že je prakticky nemožné najít dostupný, otevřený a rozšiřitelný katalogizační software. Při návrhu nového systému byly využity zkušenosti z dřívějších programů vyvíjených pro American Museum of Natural History Library a Cooper Union for the Advancement of Science and Art in New York.
© wootz
V roce 2004 byla vydána první verze. Během dalších let se systém dál rozvíjel a byl postupně nasazován v řadě organizací. V roce 2006 pro něj vznikl prohlížeč obrázků, který byl ale snadno použitelný i s jinými programy, a proto byl použit například i ve vědecké aplikaci MorphBank. Téhož roku se program dočkal také vydání jako open-source software pod názvem OpenCollection.
Rok 2008 znamenal změnu názvu na dnešní CollectiveAccess. V následujících dvou letech bylo do nové verze 0.6 přidáno mnoho zajímavých funkcí, například správa filmových archivů nebo podpora mobilních zařízení. Nové funkce přibývají stále, v nyní připravované verzi 1.2 bude CollectiveAccess nově obsahovat například dávkovou katalogizaci či podporu pro prodej a licencování.
Na operačním systému nezáleží
CollectiveAccess sestává ze dvou částí. Back-end se nazývá Providence a obsahuje vše potřebné pro fungování systému jako takového. Front-end pro veřejný webový přístup lze využít buď přímo z CollectiveAccess, je k dispozici pod názvem Pawtucket, nebo jako modul do některého redakčního systému (CMS). Asi nejznámější je modul pro systém Drupal.
CC Tjflex2
Výhodou programu CollectiveAccess je nezávislost na operačním systému.
Běží jak na Linuxu, tak na serverových verzích Windows a na dalších systémech (zejména Solaris a Mac OS X). Platformou pro běh je populární kombinace Apache + PHP + MySQL, ovšem Apache lze nahradit i jiným webovým serverem, který je schopen využívat technologii PHP. Technické detaily (zejména záležitosti okolo práce s multimediálními formáty) však přesahují rozsah tohoto článku; vše pohromadě lze najít na webu collectiveaccess.org.
Kdo používá CollectiveAccess
V loňském roce využívalo CollectiveAccess přibližně 250 institucí z celého světa. Lze jmenovat například The Art Museum Parish v USA, Vlaamse Kunstcollectie v Belgii, Association of Nova Scotia Museums v Kanadě nebo Arsenal – Institute for Film and Video Art v Německu.
Nejznámější českou organizací využívající CollectiveAccess je nepochybně Židovské muzeum v Praze. Zkušenosti s nasazením a provozem systému CollectiveAccess v tomto muzeu podrobně popisuje Jakub Hauser z tamního Odboru sbírek, za což mu velice děkujeme.
CollectiveAccess v Židovském muzeu v Praze
Se systémem CollectiveAccess už přes dva roky pracuje oddělení Židovského muzea zabývající se dějinami holocaustu, které shromažďuje především archivní dokumenty, fotografie a rozhovory s pamětníky (výroční zpráva, PDF). Poté, co se zde program plně osvědčil, bylo rozhodnuto rozšířit jej do dalších úseků muzea. Židovské muzeum používalo dosud jak systémy patřící do obvyklého muzejního repertoáru (Demus, Bach), tak databáze vytvořené na míru, protože existující systémy užívané běžně v kulturních institucích z různých důvodů nevyhovovaly.
Fondy a sbírky, které Židovské muzeum v Praze spravuje, jsou velmi rozmanité a katalogizační systém pro jejich správu musí být v odpovídající míře flexibilní. Musí vyhovovat požadavkům evidence tak rozdílných typů fondů, jako jsou umělecké sbírky, rozhovory s pamětníky, archiválie či sbírky fotoarchivu. Musí být také schopný pracovat s různými médii včetně audio- a videozáznamů a musí být snadno propojitelný s veřejným rozhraním.
V současné době v Židovském muzeu v Praze funguje paralelně více katalogizačních systémů, v příštích letech bude docházet k redukci jejich počtu a eliminaci zastarávajících programů. Jako software, do kterého budou postupně převedena data z několika databází, byl z mnoha důvodů vybrán právě CollectiveAccess.
Proč zvolit CollectiveAccess
Zřejmě největší výhodu programu CollectiveAccess spatřujeme v jeho volné konfigurovatelnosti: na rozdíl od některých muzejních systémů pro správu dat nepracuje CollectiveAccess s rigidní soustavou metadatových elementů a v podstatě vše se v něm dá nastavit podle potřeb jednotlivých typů záznamů. Práce s datovou strukturou probíhá v uživatelském rozhraní a je velmi intuitivní.
Správce databáze může jednoduše vytvářet metadatové elementy (s různými vlastnostmi pro jednotlivé typy objektů) a organizovat jejich strukturu do „bundlů“, svazků metadatových elementů, díky nimž je uživatelské rozhraní přehledné i při velkém počtu polí. Oproti databázím, zakládajícím se ve velké míře na textových polích, je CollectiveAccess postaven na systému vztahů mezi datovými objekty a na práci s autoritními slovníky a seznamy. Tento princip usnadňuje práci s daty, orientaci a vyhledávání a zabraňuje výskytu chyb a nepřesností.
Právě s probíhajícím slučováním databází pod CollectiveAccess získává práce s daty z různých úseků Židovského muzea nové možnosti. Například záznamy o kresbách z terezínského ghetta, spadající formálně pod oddělení spravující umělecké sbírky, se propojí přes autoritní seznam aktérů (osob) se záznamy oddělení věnujícího se dějinám holocaustu. Vzájemné propojování datových objektů (včetně předmětů, míst, událostí, osob, dokumentů, fotografií) usnadňuje pohyb v databázi a uživatel má díky němu ihned po ruce související záznamy z různých zdrojů.
Židovské muzeum také brzy uvede do provozu veřejné rozhraní databáze CollectiveAccess, tzv. Pawtucket. Samotnou databázi si Židovské muzeum spravuje samo, na úpravách Pawtucketu spolupracuje s externí firmou. Pro úspěšné fungování databáze jak uvnitř instituce, tak pro spuštění veřejného rozhraní databáze je klíčová možnost spolehlivého a jasného nastavení přístupových práv k digitálním datům a odlišení potenciálně veřejných a naopak interních záznamů.
CollectiveAccess používá systém přístupových rolí k jednotlivým typům datových objektů. Každý uživatel má přiřazen určitý soubor těchto rolí, přičemž se přístupová práva rozlišují na čtecí a editovací. Datové objekty mohou být v databázi veřejné či neveřejné, lze také nastavit podmínky, za jakých může dojít k jejich zveřejnění (například po uplynutí určité doby apod.).
Podstatnou výhodou programu CollectiveAccess je možnost vkládání vícejazyčných záznamů (resp. možnost přidávat kterýkoliv záznam ve více jazycích současně) a jeho lokalizace v několika jazycích včetně češtiny.
Práce s CollectiveAccess
Pro uživatele CollectiveAccessu je velmi příjemná volnost, s níž mohou nakládat se svým uživatelským rozhraním. Kromě vytváření vlastních vyhledávacích formulářů a upravování „nástěnky“ – úvodní stránky, na kterou se dají umisťovat různá informativní okna („widgety“) – si uživatel může sestavovat datové objekty do skupin (sady/sets) určených například pro přípravu výstavy či jiného projektu.
Výsledky hledání je možné exportovat v tabulkách i souborech PDF a je možné tisknout štítky či shrnutí základních údajů k jednotlivým objektům. Sympatický je způsob, jakým CollectiveAccess pracuje s různými typy médií, a pohodlné listování vícestránkovými dokumenty. Velmi efektivní a funkční je filtrování výsledků hledání i procházení záznamů podle různých kritérií (faceted browse).
Velmi dobře funguje i komunikace s tvůrci CollectiveAccessu, a to i při hlášení chyb a problémů programu. Vzhledem k širokým možnostem modifikace struktury dat a práce s uživatelským rozhraním je těžké hovořit o jednoznačných nevýhodách CollectiveAccessu. Občas se vyskytující technické problémy (například s jistou pomalostí, která se u programu projevuje při přiřazování frekventovaných lokalit) nejsou závažné a jsou průběžně řešeny s tvůrci programu. Ohlasy uživatelů v Židovském muzeu jsou zatím kladné: CollectiveAccess nabízí široké mož-nosti práce s daty a jeho funkcionalita se může i v budoucnu jen zlepšovat.
CollectiveAccess může pomoci i vám
Možná teď právě řešíte problém výběru katalogizačního systému pro své sbírky – ať již jako první systém, nebo pro přechod z něčeho staršího a nevyhovujícího (někde se ještě dnes používají programy vytvořené pro systém MS DOS, které – byť stále spolehlivě slouží – těžko vyhoví požadavkům dnešní doby, ať již se jedná o práci s multimediálními daty, nebo třeba mobilní internetový přístup). Pak se vám mohou hodit zkušenosti, které za vás získali jiní a které vám jsou k dispozici.
CollectiveAccess může být díky otevřenosti, snadné rozšiřitelnosti, uživatelské přívětivosti a nízkým nákladům velmi vážným kandidátem pro katalogizaci a správu vašich sbírek. Jak se s tímto systémem pracuje, si můžete vlastnoručně vyzkoušet v testovací instalaci dostupné přes webové stránky collectiveaccess.org.
Článek vyšel v šestém čísle magazínu Open source & praxe.
