Zapomeňte na složky a hledání souvislostí
Tradičním způsobem práce s e-mailovými zprávami je třídění do složek. Obvykle se používá složka pro doručenou poštu, odeslanou poštu, smazané zprávy (koš), případně rozepsané zprávy (koncepty), šablony a nevyžádanou poštu (spam). Toto třídění má za cíl lepší orientaci ve zprávách a snazší nalezení těch, které jsou zrovna potřeba.
Výzkumy však ukázaly, že třídění zprávy do složek (v libovolně bohaté struktuře) ve skutečnosti nijak práci s poštou neurychluje – nalezení hledané zprávy nebylo o nic rychlejší, než když byly všechny zprávy pohromadě. Čím tedy práci skutečně urychlit?
Komunikace mezi lidmi obvykle probíhá v konverzacích. Někdo konverzaci zahájí (první zprávou), druhá strana odpoví, a tak to pokračuje dál. Konverzace se může rozvětvit, tedy lze navazovat na dřívější zprávy, může se do ní zapojit někdo další (jeden z účastníků ho přidá mezi adresáty) a tak podobně. A často je dobré vědět, o čem se hovořilo dříve.
Běžně se ve zprávách ponechává obsah dřívější konverzace. To umožňuje vracet se k dřívějším informacím, ale současně zprávy postupně nabývají na objemu a lze se v jejich obsahu ztrácet – zejména pokud se odpovídá po částech (a tedy i citace starších zpráv jsou rozděleny na části).
Dalším běžným mechanismem je „zobrazení konverzací“ (vláken) místo jednoduchého seznamu. Zprávy ve složce jsou sestaveny do větví podle probíhající konverzace. Tady už se lze orientovat snáze, ale jednak je potřeba se mezi takto zobrazenými zprávami překlikávat, hlavně však probíhá zobrazování pouze v rámci jedné složky (což při ukládání odeslané pošty jinam znamená komplikaci). Hledání souvisejících zpráv v jiných složkách je stále úmorné.
Nové pojetí práce s poštou
Již dlouho se proto objevovaly pokusy pojmout celou práci s poštou úplně jinak. Výsledkem je čistě konverzační přístup, který znají například uživatelé webového poštovního rozhraní GMail. Konverzace jsou seskupovány bez ohledu na složky, takže lze velmi snadno a pohodlně prohlížet a číst celou historii té které konverzace.
Do poštovního klienta Thunderbird toto pojetí práce přináší doplněk Konverzace pro Thunderbird. Lze si ho nainstalovat přímo z programu a obvykle se objevuje mezi doporučenými doplňky. Po instalaci se toho v prostředí aplikace mnoho změní – ovšem lze si stále přizpůsobit podle potřeby a zůstává k dispozici i tradiční způsob zobrazování pošty.
Nejvýraznější změna se odehraje v oblasti pro zobrazení náhledu zpráv. Při výběru zprávy se seznamu ve složce se v náhledu zobrazí celá konverzace. Aktuální zpráva je rozbalená, lze ji tedy přímo číst, ostatní jsou sbalené a rozbalují se kliknutím. Takto si lze rozbalit zprávy podle potřeby. Konverzace jsou pochopitelně „napříč“ složkami, zobrazují se tedy i odeslané zprávy, ale také koncepty vytvářené jako odpověď nebo přeposlání některé ze zpráv konverzace.
Již sbalené zprávy poskytují poměrně dost informací. Doplněk se totiž snaží jejich obsah zobrazit tak, aby byl přehled co nejužitečnější. Vynechává nejen „bílé znaky“ (mezery, tabulátory, odřádkování...), ale i některé další. Odesílatelé jsou pro lepší orientaci rozlišeni barevně.
Další, čeho si můžete všimnout, je implicitní skrývání citovaných částí zpráv. Ve zprávách s mnohonásobnými citacemi se tak lze mnohem snáze orientovat, k citovanému textu se lze opět dostat jeho rozkliknutím.
Konverzace v Thunderbirdu, sbalená
Další „vychytávky“
To ale není zdaleka vše, co doplněk v programu změní. Náhled zpráv také vypadá úplně jinak než dříve. Hlavička každé zprávy v rámci konverzace je úsporná, ve výchozím stavu ukazuje jen odesílatele, příjemce a čas odeslání. Ani předmět zprávy zde není – což má ale logiku, protože v rámci konverzace zůstává stejný, přibývá jen prefix Re:, případně Fwd: a podobně. Tlačítkem „zobrazit podrobnosti“ si lze zobrazit všechny hlavičkové informace k dané zprávě.
Tlačítko „odpovědět“ nebo „odpovědět všem“ slouží ke zřejmým účelům: vytvoří odpověď pro jednoho, resp. všechny příjemce. Další funkce jsou k dispozici v nabídce, která se rozbalí tlačítkem „více“. Tam najdete přeposlání, archivaci, smazání atd.
Změnil se i dolní konec zprávy. Jde-li o poslední zprávu v konverzaci, má větší textovou oblast, kam můžete přímo napsat odpověď a odeslat ji. Zpráva určená více příjemcům tam má oblasti dvě, pro odpověď jen odesílateli nebo všem zúčastněným. Výborně se to hodí pro odpovědi ve formě několika slov – není třeba vytvářet odpovědní zprávu, prostě se to tam jen napíše.
Komu nevyhovuje standardní způsob práce s přílohami v Thunderbirdu, třeba ho osloví nové řešení, které poskytuje doplněk Konverzace pro Thunderbird. Přílohy jsou zobrazeny podstatně přehledněji, s možností si kteroukoli snadno a rychle otevřít v náhledu či ve standardní aplikaci nebo si ji uložit na disk.
Poslední významnou specialitou jsou funkce pro práci s celou konverzací. Dole najdete tlačítka pro přeposlání a tisk konverzace, nahoře potom pro otevření v nové okně, označení za zpráv za přečtené/nepřečtené, sbalení/rozbalení, smazání a archivaci konverzace. Opět se jedná o velké usnadnění práce, protože lze tyto operace provést nad všemi zprávami v konverzaci, bez ohledu na to, kde se nacházejí.
Přílohy dostaly více prostoru
