Článek vznikl v době, kdy LibreOffice Conference 2016 ještě probíhala. Souhrnné informace o konferenci se proto dočtete později.
Přechod na LibreOffice v Nantes
Jak jste si mohli přečíst například v březnovém souhrnu událostí ve veřejné správě, francouzské město Nantes migrovalo na kancelářský balík LibreOffice. Začalo se v roce 2013 malými pilotními akcemi a nakonec se migrovaly úplně všechny počítače. Město také vyčlenilo 200 tisíc eur na vylepšování balíku.
Eric Ficheux při své přednášce o migraci na LibreOffice
Během procesu migrace se ukázalo, kudy se vydat, jaký postupy se nejlépe osvědčily. O těchto nasbíraných zkušenostech na LibreOffice Conference v Brně hovořil Eric Ficheux, vedoucí migračního projektu.
Migrace musí být radikální
Mnohde se při migraci postupuje tak, že se přemigruje jen část stanic (někde se z nějakého důvodu ponechá původní kancelářský balík, tedy typicky Microsoft Office) a někde se sice nový balík instaluje a používá, ale ponechává se v záloze ten původní. A ačkoli tento postup často funguje, Eric Ficheux doporučuje postupovat jinak – radikálněji.
Tak například by z migrace neměl být vyloučen žádný uživatel a ani není dobré vůbec připustit diskusi o tom, že by se migrace někoho netýkala. Uživatelé budou určitě schopni vysvětlit, proč se zrovna jich týkat nemá – potřebují totiž… (pracovat se speciálními makry, bezpodmínečně udržet vzhled dokumentů, používat software napojený na původní balík apod.). Místo vyloučení některých uživatelů z migrace by se měly řešit konkrétní problémy, které by migrací vznikly.
Dalším doporučením je, sebrat uživatelům dosavadní proprietární balík. Bez výjimky. Jinak bude přirozenou reakcí na i relativně drobné problémy návrat k původnímu balíku, který uživatel dobře zná, namísto toho, aby byly problémy vyřešeny.
Ruku v ruce s migrací na LibreOffice má také jít nasazení formátu ODF. Je to nativní formát LibreOffice, je standardizován jako norma ISO/IEC a doporučen Evropskou komisí. V některých státech byl zaveden jako povinný pro státní správu, jinde alespoň jako doporučení. Přestože LibreOffice umí pracovat i s formátem OOXML a starými binárními formáty Microsoft Office, kompatibilita není stoprocentní.
LibreOffice Conference se konala v areálu FIT VUT, kde se spojuje historické s moderním
Jak řešit problémy
Samozřejmě, že zvláště při radikálním migračním postupu je potřeba bezpodmínečně řešit problémy, které jsou s tím spojeny. Čím lépe se to bude dařit, tím hladší bude přechod a tím spokojenější budou uživatelé.
Můj software XY vyžaduje původní balík
Je to poměrně častá situace – vývojáři softwaru si ulehčí práci například u exportů dat a využijí některou součást balíku Microsoft Office. Software pak bez něj buď vůbec nejde spustit nebo nelze využít některé jeho funkce. Eric Ficheux doporučuje myslet na to při zadávání zakázek na software tohoto druhu, vymínit si nezávislost a interoperabilitu.
Poznámka autora: Problémy nastávají spíše u již pořízeného softwaru, který opravdu takto závislý je a pořízení nového SW by znamenalo značné náklady. Ale ani tam nemusí být vše ztraceno – lze si nechat SW upravit, pokud to dodavatel neodmítá a není to neúnosně drahé. Případně lze někdy využít jinou cestu (například export do CSV místo do tabulkového dokumentu), doplněnou řešením pro dosažení plného komfortu.
Používám speciální dokumenty s makry
Makra, speciálně pro Microsoft Excel, jsou sice nepříjemnou komplikací, ale lze je přepsat do takové podoby, aby plně fungovala v LibreOffice. Někdy může být lepším řešením použít místo toho nativní aplikaci, protože řešení pomocí maker bylo zvoleno nevhodně.
Účastníci konference na přednášce Erica Ficheuxe
U spousty dokumentů se mi rozsype vzhled
Důvodů rozsypání vzhledu může být více, i když je fakt, že zejména podpora cizích formátů není pořád v LibreOffice stoprocentní, byť se postupně zlepšuje. Mnohdy jsou problémy způsobeny (přinejmenším zčásti) nevhodně zvoleným formátováním. Bude tedy potřeba problematické dokumenty ručně opravit do správné podoby.
Lidé mi posílají dokumenty ve formátech Microsoft Office a ode mě je požadují
Eric Ficheux na to má přímočarou odpověď: posílejte dokumenty ve formátu ODF a od ostatních je požadujte. Taková odpověď je samozřejmě kontroverzní, protože zasahuje mimo migrující organizaci a je otázkou, jak to bude fungovat v praxi.
Poznámka autora: Použitelnost této rady je bohužel omezená. Pokud například organizace žádá od nějakého úřadu něco nenárokového (například schválení něčeho, co urgentně potřebuje pro svou činnost), lze si jen velmi těžko představit, že si bude diktovat, jaký formát použije. Obecně bude vždy záležet na tom, v jaké pozici se migrující subjekt vůči protistraně nachází.
Komunikace, vysvětlování, školení, podpora
Získat si uživatele během migrace na svou stranu vyžaduje komunikaci – od samého začátku projektu, po celou dobu jeho trvání, i po skončení (dokud si vše dokonale „nesedne“). Vše je potřeba uživatelům vysvětlovat a napomoci tak překonání „propasti“, která je mezi původním a novým řešením.
Migrační propast je nejlepší překonat po mostě a s doprovodem
(zdroj: prezentace Erica Ficheuxe)
Samozřejmostí je uživatele řádně zaškolit, protože se balíky přece jen dost výrazně liší z hlediska ovládání (a tato odlišnost s dalšími verzemi balíků spíše roste, pozn. aut.). Během používání balíku je potřeba podpora (v čemž se ovšem balíky principiálně neliší).
Shrnutí
Doporučení „radikalizovat“ migraci může vypadat nebezpečně, ale na druhou stranu má svoji logiku. A pokud se důsledně řeší vznikající problémy a po celou dobu se intenzivně komunikuje s uživateli, je šance na překonání, resp. nerozvinutí uživatelského migračního „šoku“ velmi vysoká.