Zoho Invoice
Zoho Invoice je další aplikace sloužící firemním účelům. Již podle názvu je zřejmé, že se jedná o fakturační nástroj, nicméně záběr je poněkud širší. Naznačuje to již úvodní stránka, která se zobrazí po otevření aplikace. Umí kromě jiného kontrolovat placení vystavených faktur nebo sledovat náklady.
Zoho Invoice - úvodní stránka
Opět se zde jedná o placenou aplikaci. Ve verzi zdarma je pět faktur (nebo kalkulací) měsíčně. Kdo potřebuje víc, musí platit od 8 USD měsíčně (limit 25 faktur) výše.
Prostředí Zoho Invoice
Filosofie je podobná jako u aplikace Zoho CRM. V tomto případě je dokonce z úvodní stránky vidět, jak spolu jednotlivé objekty, s nimiž se pracuje, souvisejí. Před prvním použitím je však potřeba - aby vše fungovalo tak, jak má - aplikaci nakonfigurovat. Konfigurace se nachází na záložce Settings. Mezi důležité parametry patří například začátek hospodářského roku, informace o firmě (včetně uživatelských polí - vhodné pro přizpůsobení národní legislativě), měny, daňové sazby atd.
Zoho Invoice - konfigurace sazeb DPH
V konfiguraci se také volí šablony, a to jak pro faktury (Invoice), tak pro kalkulace (Estimate). Komu se nelíbí žádná z předpřipravených šablon, může si vytvořit vlastní - a to buď na základě nějaké existující, nebo úplně načisto.
Zoho Invoice - šablona faktury
V rámci konfigurace lze definovat také opakující se faktury, lhůty splatnosti, penále za pozdní platby, e-mailové notifikace a další zprávy nebo například barevnost prostředí aplikace.
Protože Zoho Invoice není pouhý fakturační nástroj, nýbrž zajišťuje mnohem více funkcionalit okolo firemních financí, má možnost přímého napojení na platební systémy. Aktuálně jsou podporovány PayPal, Google Checkout a Authorize.net. Pokud zákazník zaplatí prostřednictvím některého z těchto systémů (aplikace musí být samozřejmě správně nakonfigurována), platba se automaticky promítne do Zoho Invoice.
Používání Zoho Invoice
Centrálním bodem aplikace je (kromě již zmíněné úvodní stránky, kde je klikatelné schéma umožňující přecházet přímo na jednotlivé operace), podobně jako v jiných případech, dashboard. Zde má dashboard podobu přehledu, jaké jsou celkové pohledávky z faktur, jaká je výše pohledávek po splatnosti (kategorizovaná podle doby prodlení) a časový přehled fakturace (ve členění: obrat, fakturováno, pohledávka).
Zoho Invoice - dashboard
Před samotnou fakturací je nutno mít nadefinovány fakturovatelné položky (Items), tedy výrobky, zboží, služby apod. V Zoho Invoice jsou předpřipraveny dvě ukázkové, a sice jeden pevný disk a jeden webhostingový program. Na vyzkoušení to bohatě stačí, pro reálné použití si samozřejmě každý musí definovat zboží nebo služby, které skutečně prodává.
Každá položka má název, popis, cenu a potřebný počet daňových sazeb (u nás obvykle nejvýše jednu, tj. DPH; výjimkou je prakticky jen zboží zatížené spotřební daní, pokud je daný subjekt tím, na kom povinnost platit tuto daň spočívá - tedy například výrobce lihovin). Položky lze importovat (z CSV nebo TSV) a exportovat (CSV, TSV, Microsoft Excel, JSON).
Zoho Invoice - vytvoření položky
Podobně se musí nadefinovat také odběratelé (Customers). Pro každého lze nadefinovat měnu (faktury pro něj se pak budou vystavovat v této měně) a lhůtu splatnosti (výchozí je 15 dnů). Každý odběratel může mít více kontaktů a lze přidávat i uživatelská datová pole.
Nyní už lze vystavovat faktury. Není to nic těžkého, stačí vyplnit potřebné údaje (řada z nich je předvyplněna) a hlavně přidat položky, které se mají fakturovat.
Zoho Invoice - vytvoření faktury
Vytvořená faktura se musí nějak dostat k zákazníkovi. Klasickým způsobem je vytištění a odeslání běžnou poštou, dále lze vytvořit PDF soubor a s ním nějak naložit, Zoho Invoice podporuje i přímé odeslání e-mailem a také specifickou metodu zvanou zPost. Zatím je faktura ovšem ve stavu „draft“ (tedy koncept) - aby ji aplikace považovala za vystavenou, je potřeba ji tzv. otevřít, což se provádí operací Convert to open. Od tohoto okamžiku se na fakturu hledí jako na vzniklou pohledávku, sleduje se tedy její placení ze strany odběratele.
zPost je speciální placená služba, která spočívá v tom, že člověk nemusí vytisknout fakturu, vložit ji do obálky a obálku odnést na poštu či k poštovní schránce. O všechno se postará služba zPost. Platí se za to tzv. kredity (1 kredit pro posílání po USA, 2 kredity do zbytku světa), jeden kredit stojí v současné době 99 centů.
Zoho Invoice - odeslání faktury pomocí zPost
Téměř vše, co bylo řečeno pro faktury, platí i pro kalkulace (cenové nabídky). Přesná podoba závisí samozřejmě na použité šabloně, nicméně vždy má kalkulace položky jako na faktuře. Hlavní rozdíl oproti faktuře je, že jde jen o vytvoření dokumentu - nevzniká žádná pohledávka, nesleduje se placení.
Sledování nákladů, přehledy
Kromě fakturace a souvisejících činností umí Zoho Invoice také vést evidenci nákladů. Tuto funkcionalitu samozřejmě není nutné využívat, nicméně je zde k dispozici, a to na záložce Expenses. Náklady lze sledovat podle různých kategorií (například telefon, nájemné, cestovné apod.) a také je případně přeúčtovávat zákazníkům (což je užitečná pomůcka).
Zoho Invoice - formulář pro vložení záznamu o nákladech
Náklady označené k přeúčtování zákazníkovi lze přímo v seznamu (tlačítkem Convert to Invoice) převést na fakturu. Lze zaškrtnout více položek, čímž se velmi snadno přeúčtuje celá sada nákladových položek v rámci jedné faktury.
Zoho Invoice - přehled záznamů o nákladech
Nyní samozřejmě chybí ještě jedna důležitá věc - a to nejen v souvislosti se sledováním nákladů, nýbrž i s fakturací. Touto věcí jsou přehledy (sestavy, reporty), bez kterých se zde skutečně nelze obejít. Ty jsou k dispozici nepřekvapivě na záložce Reports.
Takto si lze prohlížet například přehled faktur (filtrovaný podle celé řady kritérií, například stavu faktur, data vystavení, data splatnosti apod.) - viz obrázek.
Zoho Invoice - přehled faktur
Sestav je k dispozici celá řada, například pro již zmíněné sledování nákladů (viz obrázek), daňové záležitosti, přehledy podle zákazníků apod.
Zoho Invoice - přehled nákladů
Možností aplikace Zoho Invoice je poměrně mnoho, včetně různých importů a exportů. Co se týká reálné použitelnosti pro české prostředí, pro daňovou evidenci neplátců DPH by zřejmě byla aplikace použitelná v řadě případů beze zbytku, v ostatních případech je využitelnost sporná - především kvůli nekompatibilitě daňového chování (Zoho Invoice účtuje daň při platbě, nikoli k datu zdanitelného plnění, resp. toto datum vůbec neobsahuje). S konečnou platností by se však o použitelnosti musel vyjádřit daňový odborník.
Personalistické aplikace
Seriál o webových aplikacích Zoho se blíží ke konci. Už zbývá pouze jeden díl, který se bude zabývat aplikacemi Zoho Recruit (pro nábor pracovníků) a Zoho People (pro personalistiku jako takovou). Přestože jde o programy, jejichž reálné použití může narážet na odlišnosti právních řádů různých zemí, stojí za to, podívat se na to, co dokáží.
