Projektové řízení je způsob organizace práce, lidí, prostředků a času za účelem efektivního ukončení hlavní jednotky – projektu. Projektem je externí zakázka stejně jako interní úkol, vyřešení provozního problému či zadání k nákupu materiálu. Lidská činnost se skládá z větších či menších „zakázek“, což se ukazuje v případě, že na jedné zakázce pracuje více lidí. Je snadné je řídit, organizovat, poměřovat a plynule koordinovat jejich součinnost? Pochopitelně to snadné není, proto vznikl software, který vedoucímu projektu práci výrazně ulehčuje.
Redmine: Úkoly podle stavu
Projektové nástroje pro vaši organizaci
V oblasti open-source softwaru existuje velké množství webových či síťových aplikací pro projektové vedení práce. Mezi nejznámější patří Basecamp firmy 37signals, která je v oboru respektována pro svůj fenomenální podnikatelský úspěch založený na open-source technologiích. Dala základ novému typu aplikací, a to především těm, které jsou určeny pro ovládání pracovních procesů a snazší komunikaci spolupracujících lidí. Po vzoru placeného Basecampu vzniklo množství podobných aplikací – jednou z nich je Redmine.
Principem práce je úkoly řešit, nikoliv hromadit.
Redmine můžete ve své organizaci použít ihned. Je zdarma dostupný na www.redmine.org, je česky a jeho instalaci zvládne trochu zkušený IT technik. A můžete začít „projektovat“... Jistě ale tušíte, že tak snadné to není. Software je pouze předpoklad a nástroj, nikoliv cíl. Zcela jistě bude potřeba změnit myšlení lidí a bude třeba je v používání zaškolit. Nejedná se ale o žádné složité techniky, jen je třeba vysvětlit princip takového softwaru a určit některé postupy pro práci s ním.
Vysvětlete to svým lidem
V první řadě – pokud budou lidé systém ignorovat, nebude výsledek k ničemu. Práci je nutné do aplikace vkládat ve formě úkolů (task nebo ticket) a s úkolem pracovat po celou dobu jeho životního cyklu. Lze přitom využít principu soutěživosti – „vyhrává“ ten, kdo nemá na konci období žádný úkol, přitom ale všechny zadané splnil a vyřešil. Principem práce je úkoly řešit, nikoliv hromadit.
Redmine: Přehled úkolů podle lidí
Dále je nezbytné, aby měl systém technického správce, jemuž je možné zadávat požadavky na funkčnost aplikace. Měl by je obratem řešit a problémy odstraňovat, protože jen tak může aplikace prokázat své kvality. Polofunkční systém pouze otravuje život. Kromě technického správce by měl v systému figurovat také administrátor projektů, který dohlíží na to, aby se úkoly nehromadily na jednom místě (u jednoho člověka), ale aby byly řešeny. Případně také pomáhá se správným přidělením či zadáním úkolů. Pro tyto případy má zmiňovaný Redmine dotazy směřované do databáze úkolů – pomocí vhodných filtrů lze zobrazit konkrétní skupinu úkolů.
Redmine samozřejmě není jediný ani nejznámější program tohoto typu. Uvádíme ho jako velmi kvalitní příklad. Vybrali jsme si ho také my, protože skutečně splňuje naše požadavky. Obrázky v článku jsou ze skutečné implementace ukoly.liberix.cz.
Svou nezastupitelnou roli má samozřejmě také vedoucí projektu, který sleduje svůj tým, přerozděluje úkoly, případně pomáhá s jejich řešením. Zároveň má dokonalý přehled o vytíženosti členů týmu a může plánovat další postup. Vše je zobrazeno v přehledech, statistikách či grafech. Informace o práci na úkolech také chodí e-mailem a samozřejmě je k přístupu možné používat také mobilní telefon.
Redmine: Přehled úkolů
Každý úkol má určen svůj životní cyklus, který je vyjádřen stavem. Stavy lze v konkrétní instalaci softwaru pojmenovat podle interních potřeb, příkladem může být Nový – V řešení – Čeká se – Provedeno – Uzavřeno – Nelze vyřešit. Ticket kromě stavu mění svého řešitele a má také pochopitelně svou prioritu. To jsou další klíčové hodnoty, které poskytují cenné informace v okamžiku, kdy se v přehledu či Ganttově diagramu přibližuje termín (neboli deadline).
Přečtěte si: Správa linuxového serveru: Nasazení aplikace Redmine
Redmine: Kalendař
Pokud ve vás text vyvolává dojem složitosti a máte pocit, že takový software patří jen do IT firmy, pak zkuste porovnat současný způsob organizace práce ve vaší organizaci s možnostmi, které vám může přinést projektový software. Troufáme si tvrdit, že i když bude existovat odpor jisté části zaměstnanců, výhody softwaru převažují. Software nemá nahradit běžnou lidskou komunikaci, telefonování a hovory v kuchyňce. Jeho klíčové výhody uvádíme v tabulce a jsme přesvědčeni, že mnohé z nich jsou – řečeno reklamštinou – „k nezaplacení“.
Tento článek vyšel v magazínu Open source & praxe.
