Ekonomický systém FlexiBee
Účetní a ekonomický systém FlexiBee (dříve WinStrom) je česká multiplatformní aplikace typu klient–server. Umožňuje vést kompletní ekonomickou agendu živnostníka, firmy či organizace (účetnictví nebo daňovou evidenci, fakturaci, skladové hospodářství, evidenci majetku, mzdovou agendu atd.).
Podporuje jak jednouživatelské používání (všechno je na jednom počítači), tak i síťový přístup (serverová část je na serveru v lokální síti nebo na internetu) a též formu hostingové služby.
Velkou výhodou je, že lze FlexiBee (jak klientskou, tak serverovou část) nainstalovat na počítače se systémem Microsoft Windows, GNU/Linux a Apple Mac OS X. Není samozřejmě problém jednotlivé systémy kombinovat, tedy mít třeba linuxový server a přistupovat k němu ze stanic s Windows nebo s Mac OS X. Vzhled programu a jeho ovládání jsou ve všech operačních systémech prakticky totožné.
Účtujte snadno a rychle
Na rozdíl od některých jiných účetních programů je FlexiBee připraven pro okamžitou práci. Po instalaci stačí pouze zadat firemní údaje a lze ihned začít účtovat. V účetnictví je k dispozici účtový rozvrh v podobě odpovídající nejčastěji používané sadě účtů ze směrné účtové osnovy pro podnikatele. V menší firmě tedy mnohdy není třeba nic nastavovat a lze hned pracovat.
Leckoho po prvním spuštění FlexiBee překvapí poměrně malá sada rychle dostupných funkcí. Jsou to ale přesně ty funkce, které se používají při rutinní práci – například vystavení faktury či příjemky, zpracování přijaté faktury nebo vložení nového obchodního partnera. Přes nabídky na horní liště je samozřejmě přístupná plná škála funkcí, ale běžně tam vůbec není potřeba vstupovat.
Pořizované doklady (faktury, příjemky, pokladní doklady...) se standardně hned při pořizování zaúčtovávají podle zvoleného předpisu, proto odpadá samostatný krok zaúčtování, nutný u některých jiných programů. Do účtování však lze vždy ručně zasáhnout (zvolit si vlastní účty, odložit zaúčtování atd.), je-li to třeba.
Jednotlivé agendy (například vystavené faktury, příkazy k úhradě, obchodní partneři apod.) se otevírají v podobě karet na pracovní ploše programu. Tak lze mezi nimi rychle přepínat, aniž by bylo nutné je zavírat a znovu otevírat.
© Ben Earwicker, Garrison Photography
Jaké konkrétní funkce budou k dispozici, záleží na variantě programu a doplňkových modulech. Ve všech variantách je ale přítomna celá řada funkcí, které jsou u konkurenčních programů mnohdy v samostatných, zvlášť placených modulech.
Patří mezi ně například elektronická fakturace ISDOC, podpora čteček čárových kódů nebo práce s cizími měnami.
Přístup odkudkoli – i z mobilu
Přestože se u FlexiBee předpokládá běžná práce prostřednictvím klientské části nainstalované na pracovní stanici, lze k serverové části (pokud je přístupná z internetu) přistupovat odkudkoli. Stačí k tomu pouze obyčejný webový prohlížeč, například Mozilla Firefox. FlexiBee však disponuje také mobilním přístupem optimalizovaným pro iPhone a telefony se systémem Android. Webový a mobilní přístup zatím obsahuje jen část funkcí, jejich škála se však postupně rozšiřuje.
Pojem „odkudkoli“ lze vztáhnout i na rovinu geografickou. FlexiBee obsahuje překlady do slovenštiny, angličtiny a němčiny, z legislativního pohledu je připraven pro použití na Slovensku a částečně i na Kypru.
Elektronická komunikace, internetové obchody
Komunikace jak mezi firmami vzájemně, tak s úřady veřejné správy probíhá čím dál častěji elektronicky, proto je dobré mít podporu přímo v ekonomickém systému. FlexiBee podporuje fakturaci ve formátu ISDOC (oficiální český formát podporovaný ministerstvy financí a vnitra) a import a export dat ve formátu XML.
Účetnictví FlexiBee
Pro účely propojení FlexiBee s internetovými obchody je k dispozici doplněk FlexiBee Sync. V současnosti jsou podporovány například obchody ZenCart, OSCommerce, Magento, ShopSys, OxyShop nebo Shopinet, připravuje se podpora dalších. Lze však použít FlexiBee Sync i s prakticky libovolným jiným obchodem, pokud se do tohoto obchodu doprogramují potřebné funkce (například podle návodu určeného pro obchody napsané v PHP).
Tento druh komunikace se neodehrává v reálném čase (čili není nutné, aby bylo spojení mezi obchodem a FlexiBee trvale funkční, server s FlexiBee nemusí být vidět z internetu), je iniciován uživatelem v programu FlexiBee. Takto lze například obousměrně synchronizovat ceníky a zásoby, ukládat do FlexiBee adresy zákazníků a objednávky, naopak do obchodu přenášet aktualizace stavů objednávek.
Komunikace mezi FlexiBee a obchodem však může probíhat i v reálném čase – přes rozhraní REST API, o kterém bude řeč za chvíli. Pak je přístup k mnohem větší škále funkcí, komunikaci ale iniciuje internetový obchod, který pak samozřejmě musí mít přístup k serveru s FlexiBee.
Další zajímavosti
Zřejmě největším lákadlem je rozhraní nazvané REST API. Toto rozhraní umožňuje jednoduchým a systematickým způsobem přistupovat z jiných programů a systémů k FlexiBee a obousměrně přenášet data. K čemu je to dobré? Jedním z takových případů je výše zmíněná komunikace s internetovým obchodem. Možností je ale mnohem víc a záleží jen na potřebách konkrétní firmy.
Lze například zpracovávat přijaté e-maily z banky, na jejich základě stahovat bankovní výpisy a aktivovat elektronické služby vázané na zaplacení. Opačným případem je automatické odpojování služeb určitou dobu po splatnosti nebo po vypršení zaplaceného období. Data z FlexiBee mohou být selektivně poskytována obchodním partnerům prostřednictvím extranetu, management může zase získávat přehledy o provozu firmy (objednávkách, tržbách, pohybu zboží apod.).
K dalším zajímavým vlastnostem patří automatická aktualizace. Po připojení klientského programu k serveru se klientská část automaticky aktualizuje na verzi, která běží na serveru. Není proto potřeba provádět ruční aktualizaci a odpadají problémy, které by mohly vzniknout použitím nekompatibilních verzí.
Nepříliš běžnou, ale užitečnou funkcí je možnost štítkování záznamů. Pomocí štítků lze filtrovat data a hledat ty záznamy, které jsou zrovna potřeba (například takové, které je ještě třeba zkontrolovat).
Účetnictví jako služba na webu
Již dříve byla k dispozici možnost hostovaného řešení (FlexiBee online), tedy běh serverové části u firmy WinStrom s přístupem přes internet a pravidelnou měsíční platbou. Toto řešení je založeno na používání běžné klientské části FlexiBee. Nyní už ale webové rozhraní k FlexiBee podporuje dostatečnou škálu funkcí na to, aby ho bylo možné používat namísto specializovaného programu.
Kromě možnosti využívat webový přístup k FlexiBee online byla nově spuštěna také služba Účtujte.cz, určená pro využití základních funkcí za nízký měsíční poplatek. Tato služba je čistě webová, nevyžaduje tudíž instalaci klienta FlexiBee a lze ji využívat z jakéhokoli počítače.
Vyzkoušejte si...
Přestože je FlexiBee běžným komerčním softwarem (placeným), existuje možnost vyzkoušet si jeho funkci, a to jak v běžné podobě (FlexiBee Start), tak i na webu. V obou případech je používání omezeno počtem záznamů, které lze v programu vytvořit. Co se týká placení, cena je určena jednak variantou programu (jinak řečeno škálou funkcí) a dále počtem současně přistupujících uživatelů.
SQL-Ledger
Systém SQL-Ledger se od FlexiBee liší v řadě aspektů. Je to software webový (pracuje se s ním pomocí webového prohlížeče), svobodný (poskytovaný pod licencí GPL) a připravený pro používání v různých zemích světa. K programu (který je samozřejmě zdarma) je k dispozici celá řada podpůrných placených služeb, počínaje přístupem k referenční dokumentaci a konče implementační a vývojářskou podporou s neomezeným počtem incidentů.
K programu, který je zdarma, je k dispozici celá řada podpůrných placených služeb.
Do češtiny je SQL-Ledger zatím přeložen jen částečně, nicméně jeho používání by nemělo činit potíže, je velmi jednoduché. V instalačním balíčku jsou připraveny účtové rozvrhy pro právní systémy řady zemí. Co se týká toho českého, je k dispozici rozvrh odpovídající směrné účtové osnově pro podnikatele, byť je zde v poněkud starší podobě a obsahuje i účty, které se již nepoužívají.
Účetnictví SQL-Ledger
Serverová část může být nainstalována na počítači s Linuxem, Windows i Mac OS X. Pro svoji funkci potřebuje webový server Apache, interpret jazyka Perl a databázi PostgreSQL – to vše jsou ale programy, které se na kterýkoli z uvedených systémů nainstalují velmi snadno. K jediné serverové části může současně přistupovat prakticky libovolný počet uživatelů; záleží jen na tom, jakou zátěž server zvládne. Na klientské straně může být jakýkoli operační systém a téměř jakýkoli webový prohlížeč (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer...).
Mnoho věcí v jednom
Způsob práce v SQL-Ledger je trochu odlišný od toho, na co jsou uživatelé většinou zvyklí. To je dáno tím, že jde o webovou aplikaci. Na levé straně je stromová struktura funkcí, velkou část okna zabírá aktuálně používaná funkce. Pokud by někdo potřeboval mít současně otevřeno více agend, není to problém – využije se k tomu otevření do nového okna či listu.
SQL-Ledger toho umí opravdu hodně. Počínaje „obyčejným“ účtováním přes pokladnu, vystavování a příjem objednávek a faktur, skladovou evidenci až po jednoduchou personální agendu. Ve většině případů jsou k dispozici dvě funkce: vytvoření nového záznamu a přehled záznamů (s možností různé filtrace).
Co se týká vlastního účetnictví, lze využít dvě úrovně členění: střediska a projekty. Pro analytické rozlišení jsou k dispozici dvě číslice (celkem pět, tři z nich zabírá číslo syntetického účtu). Program umožňuje různě tvořit vazby na konkrétní účty, aby se například určitý výrobek či služba účtovaly na předem definované účty. Podpora práce s různými měnami je plně integrována do systému.
Zajímavosti v programu
Mezi silné funkce programu SQL-Ledger jednoznačně patří dávky. Možnost dávkového generování dokladů je použitelná pro tisk a pro odesílání e-mailem. Lze si tak podstatně zjednodušit práci při vystavování a tisku či odesílání velkého počtu faktur, objednávek nebo balicích seznamů. Během zpracování dávek lze kontrolovat aktuální stav jednotlivých front.
Ne každému bude vyhovovat výchozí vzhled programu. Existují však hned dvě možnosti, jak ho změnit. Ta jednodušší z nich je vybrat si v nastavení programu některé z předem připravených témat. Komu by žádné z nich nevyhovovalo nebo by chtěl například do programu zapracovat firemní barevné schéma, může si přímo upravit kaskádový styl (CSS) podle svých představ.
Jak si SQL-Ledger vyzkoušet
SQL-Ledger je k dispozici zdarma pro neomezené použití k libovolnému účelu. Čili to, co si stáhnete a nainstalujete, můžete po vyzkoušení používat dál bez jakýchkoli omezení. Nejsnazší je instalace na Linuxu, kde lze využít výhod balíčkových systémů a prerekvizity (tedy programy, které SQL-Ledger pro svůj běh potřebuje) nainstalovat automaticky či poloautomaticky. V případě Windows a Mac OS X je potřeba příslušné programy ručně stáhnout a nainstalovat podle návodu na výše uvedeném webu.
Stažený a nainstalovaný program můžete po vyzkoušení používat dál bez jakýchkoli omezení.
Shrnutí
FlexiBee je kvalitní český produkt, který umožňuje plnohodnotné využití ekonomického systému (nejen) v Linuxu. SQL-Ledger zase představuje program, který lze využívat zcela zdarma, svobodně, neomezeně. Oba případy ukazují, že rozhodně nemusí platit zažitá představa, že bez Windows a draze placeného softwaru nic nezaúčtujete.
Článek vyšel ve druhém čísle magazínu Open source & praxe.
