Zoho Reports
Zoho Creator je nástroj stvořený pro snadný a rychlý návrh jednoduchých databázových aplikací. Pokud je však třeba data z těchto databází prezentovat, možnosti jsou relativně omezené. Ještě složitější to je, pokud se data nacházejí někde úplně jinde - s tím si Creator neporadí vůbec. Ovšem netřeba zoufat, je tu další služba z balíku: Zoho Reports.
Zoho Reports umožňuje rychle a pohodlně vytvářet reporty, konkrétně sestavy, grafy a kombinované dokumenty („dashboardy“). Výhodou je, že lze vyjít buď z nějaké existující databáze, nebo přímo vložit potřebná data do jedné či více tabulek a pak je prezentovat.
Získání databáze Zoho Reports
Na úvodní stránce si lze vybrat, odkud budou data pro novou databázi importována(jde o databázi k prezentaci čili je to něco jiného než u databázové aplikace). Možností je hned několik:
- import ze souboru (Excel, CSV, HTML apod.)
- přímé ruční vložení dat
- import z existující databáze (vyžaduje instalaci nástroje Zoho Reports Upload Tool)
- vytvoření databáze podle šablony (s možností naplnění vzorovými daty)
- vytvoření prázdné databáze (bez tabulek)
- výběr z existujících databází (vlastních i cizích)
Zoho Reports - úvodní stránka
První možností je import. Otevře se importovací dialog, kde je potřeba zadat potřebné parametry (viz obrázek) a data načíst. Lze importovat ze souboru v počítači, z webu (URL), ale i přímým vložením ze schránky. Import vytvoří novou databázi a v ní tabulku.
Zoho Reports - import dat
Dále lze data vkládat ručně. Zobrazí se tabulka, do které lze přímo vkládat jednotlivé hodnoty. Člověk se ale nevyhne tomu, aby správně nastavil datové typy atd., proto je tato cesta v podstatě jen jinou cestou k vytvoření nové databáze, což bude popsáno dále.
Import z existující databáze (například MySQL nebo Oracle) je principiálně velmi podobný importu ze souboru. Rozdíl je však v tom, že je potřeba si do počítače nainstalovat Zoho Reports Upload Tool, který se připojí k databázi a požadovaná data přenese na server Zoho.
Vytvoření databáze podle šablony je pohodlná cesta, jak mít rychle k dispozici databázi k určitým účelům. Zoho aktuálně nabízí celkem čtyři šablony - dvě pro práci s daty Google AdWords, jednu pro správu chyb a požadavků a jednu pro správu projektů.
Zoho Reports - vytvoření databáze podle šablony
Pro vyzkoušení toho, jak příslušná šablona funguje a jak prezentace dat vypadá, si můžete zvolit, že se databáze naplní vzorovými daty. Tak tomu je i v následujícím případě, kde je vidět databáze vytvořená podle šablony pro analýzu reklamní kampaně Google AdWords.
Zoho Reports - reporty pro analýzu reklamní kampaně
Na obrázku výše je vidět, že tato šablona nabízí mnoho předpřipravených reportů, především grafů. Následující obrázek ukazuje už skutečnou podobu jednoho z takto získaných grafů (podle vzorových dat), konkrétně pro měsíční počty prokliků z jednotlivých oblastí:
Zoho Reports - graf ze šablony a vzorových dat
Koho by zajímalo, z jakých dat tento graf vznikl, může si je stiskem View Underlaying Data zobrazit (a případně vyexportovat nebo filtrovat).
Zoho Reports - data pro generování grafů
Tvorba od začátku do konce
Většinou ale bude místo využití šablony potřeba vytvořit úplně novou databázi. Ta se skládá ze dvou kroků - z vytvoření jedné či více tabulek a z naplnění daty. Vytváření tabulek je podobné jako v jiných nástrojích tohoto typu. Pro každý atribut (sloupec) je potřeba zvolit název, datový typ, povinnost hodnoty, výchozí hodnotu, případně cizí klíč do jiné tabulky, vzorec a popis atributu.
Zoho Reports - návrh tabulky
Potom je potřeba naplnit tabulku daty. To lze buď přímo, tedy ručním vkládáním hodnot, anebo importem dat odjinud (ze souboru, URL nebo schránky). Při importu jsou k dispozici tři režimy - jeden vloží nové řádky na konec, druhý vyprázdní tabulku a pak vloží řádky, a konečně třetí vloží řádky s případným nahrazením existujících. Naplněná tabulka je připravena k dalšímu použití.
Zoho Reports - tabulka naplněná daty
Z takto připravených dat lze následně vytvářet nejrůznější výstupy podle potřeby. Je to prakticky stejné jako u aplikace Zoho Creator, jen možností je tu trochu více. Na následujícím obrázku vidíte, jak může vypadat tvorba grafu z výše uvedené tabulky.
Zoho Reports - tvorba grafu z tabulkových dat
Stiskem View Mode se lze přepnout z režimu návrhu do režimu prohlížení (stejně tak to lze pak zpět). Protože ale reporty slouží mnohdy nejen k prohlížení na obrazovce, ale i k vnějším výstupům, je důležitou funkcí export dat. Exportovat lze reporty jako takové (do PDF, HTML a jako obrázky), ale i data (do CSV). Obrázek ukazuje dialog pro přípravu exportu do PDF.
Zoho Reports - dialog pro export do PDF
Výstup vypadá podobně jako na obrazovce, bohužel ale s jedním nepříjemným rozdílem - export má potíže s českou diakritikou (písmena s háčkem prostě odstraní).
Zoho Reports - výsledek exportu grafu do PDF
Využití existujících databází
Databáze k přípravě reportů není potřeba vždy vytvářet znovu. Lze využít nějaké existující, a to buď vlastní (My Databases), anebo databáze jiných lidí - buď nasdílené (Shared To Me), nebo přímo veřejné. Z veřejných lze vybírat buď Public Databases (což je seznam všech veřejných databází v rámci Zoho), nebo Featured Samples (výběr kvalitních databází).
V případě všech veřejných databází se jedná o prostý seznam a je potřeba jednotlivé databáze zkoušet, protože není jasné, co se uvnitř skrývá (často bohužel jen nicneříkající výsledky něčích experimentů). Graf z jedné takové databáze vidíte na následujícím obrázku:
Zoho Reports - graf z veřejné databáze (analýza výsledku NBA 2006)
Zajímavější - byť početně podstatně chudší - je nabídka kvalitních databází, které jsou přínosné jak samy o sobě, tak jako studijní materiál pro tvorbu vlastních databází a reportů. Takto vypadá část nabídky:
Zoho Reports - nabídka kvalitních databází
Koho by zajímaly například výsledky ze zimních olympijských her ve Vancouveru, může si databázi otevřít a jednotlivé reporty si prohlédnout. Nejzajímavější je asi hlavní dashboard - a to především z hlediska ukázky toho, jak může dashboard vypadat.
Zoho Reports - ukázka dashboardu (ZOH Vancouver 2010)
Tady už každý jistě načerpá inspiraci, jak lze prostřednictvím Zoho Reports prezentovat data. A kdyby ne, na úvodní stránce jsou k dispozici i výuková videa, která mohou být hodně nápomocná.
Zoho Share
Zoho Share je jakýmsi „centrem sdílení“ v rámci Zoho. Slouží pro správu dokumentů a dalších souborů z hlediska toho, které budou veřejně sdílené a pod jakou licencí. Nejedná se o sdílení konkrétním uživatelům, nýbrž o sdílení v rámci veřejného prohledávatelného prostoru. Soubor tedy není k dispozici jen přes URL, jak tomu bylo u jiných aplikací Zoho, nýbrž lze vyhledávat soubory podle určitých kritérií či jen tak brouzdat katalogem a otevírat to, co vypadá zajímavě.
Přestože lze v rámci Zoho Share sdílet dokumenty vytvořené pomocí kancelářských aplikací Zoho, není Share aktivní automaticky. Před aktivací je potřeba potvrdit specifické smluvní podmínky, které především zakazují sdílení určitého obsahu.
Zoho Share - odsouhlasení podmínek
Používání Zoho Share
Aplikace je rozdělena do pěti karet. První je Home (domovská stránka), kde je přehled naposledy zveřejněných souborů (Recent Uploads), kvalitních souborů (Featured Content), uživatelů s velkým počtem zveřejněných souborů (Prolific Users) a naposledy registrovaných uživatelů (Recent Users; „registrovaných“ ve smyslu přistoupení k podmínkám služby Zoho Share).
Zoho Share - domovská stránka
Další kartou je Content. Tam se nachází přehled veškerého veřejně sdíleného obsahu. Lze ho procházet podle typu obsahu a dalšího členění (popularita, hodnocení, licence atd.). Jednotlivé soubory lze hodnotit a přidávat k nim komentáře, lze na ně přímo odkazovat v záložkových službách (Gigg, Delicious apod.) a publikovat v sociálních sítích (např. Facebook nebo Twitter).
Zoho Share - procházení veřejného obsahu
Karta People umožňuje procházet obsah podle jednotlivých uživatelů. Nabídka sdílených dokumentů je pak velmi podobná přehledu u vlastních sdílených souborů (viz dále).
Vlastní obsah se nachází na kartě My Area a je rozdělen na soukromou a veřejnou část. Výchozí je zobrazení veřejné části, do soukromé se lze přepnout přes Show private files (podobě i zpět). Dokumenty lze odsud upravovat a mazat, hlavní je však zveřejňování a případně "odzveřejňování" dokumentů.
Zoho Share - soukromé dokumenty
Zoho Share - veřejné dokumenty
Zveřejnění se provede jednoduše kliknutím na Make Public. Bude následovat zobrazení dialogu, kde je potřeba odsouhlasit splnění podmínek a zvolit licenci, pod níž bude obsah publikován (lze vybrat vyhrazení všech práv, public domain a různé licence Creative Commons).
Zoho Share - dialog při zveřejňování souboru
Kromě dokumentů vytvořených přímo v aplikacích Zoho lze publikovat i soubory načtené z počítače (karta Upload). Zoho Share podporuje dokumenty Microsoft Office (binární formát i OOXML), OpenOffice.org (ODF i starý formát), obrázky (JPEG, PNG a GIF) a formáty RTF, CSV a prostý text.
Zoho Share - načtení souboru z počítače
Zoho Share toho umí ještě víc, například předávání zpráv mezi uživateli, práci s oblíbenými položkami atd. Pro člověka, který používá aplikace Zoho intenzivně, může být Zoho Share vhodným nástrojem k rychlému zveřejňování dokumentů. Na dokumenty nebo celé veřejné úložiště lze samozřejmě odkazovat například ze stránek Zoho Wiki.
Zoho jako obchodní pomocník
Balík Zoho obsahuje i ryze obchodně zaměřené aplikace. Patří mezi ně především Zoho CRM a Zoho Invoice. První z nich se deklaruje jako CRM, tedy nástroj pro správu vztahů se zákazníky, druhý je aplikací pro fakturaci. I když jde (kromě využití v malém rozsahu) o placené produkty, a to poměrně drahé, je zajímavé se na ně podívat. Jim se bude věnovat příští díl seriálu.
