Wikistránky snadno a rychle
Encyklopedii Wikipedia zná téměř každý - stala se prototypem modelu spolupráce, kterému se říká „wiki“ nebo „wikistránky“. Jde zkrátka o technologickou podporu toho, aby tentýž obsahový objekt (například webovou stránku) mohlo sdílet a společně upravovat více lidí.
Tento model již pronikl do mnoha oblastí běžného života. Například se využívá pro tvorbu dokumentace k programům, ale třeba i jako forma vnitrofiremní komunikace. Proto vznikla i řada aplikací, které princip wiki implementují za použití specifik konkrétního užití. Jednou z takových aplikací je i Zoho Wiki.
První kroky se Zoho Wiki
Při otevření aplikace Zoho Wiki (ať již z úvodní nabídky služeb nebo ze Zoho Personal) člověka přivítá obrazovka, kde si nastaví název wikistránek a vybere vzhled (oba parametry lze později měnit). Vzhledů je na výběr celá řada, a to hned z několika kategorií. Jsou tu k dispozici strohé šablony, ale i takové, ze kterých přechází zrak. Je na každém, co si zvolí. Dále se také nastavuje, zda půjde o soukromé nebo veřejné wikistránky.
Zoho Wiki - úvodní obrazovka, výběr vzhledu
Pro každý vzhled si lze zobrazit náhled, takže není třeba orientovat se jen podle miniaturních obrázků, na kterých toho není moc vidět. Nepříjemné je naopak zobrazení URL, protože když si ho odtud někdo zkopíruje a vloží do adresního řádku prohlížeče (nefunguje jako hypertextový odkaz), nebude to fungovat, protože obsahuje mezeru.
Po uložení prvních wikistránek se zobrazí seznam wikiwebů. Lze přidávat nové, nastavovat parametry těch existujících nebo na ně přecházet. Další možností je nastavení jako „landing wiki“, což znamená výchozí wikiweb (komplet wikistránek) při otevření Zoho Wiki. Jako výchozí není nastaven žádný web, zobrazuje se tento seznam wikiwebů.
Zoho Wiki - seznam wikiwebů
V nastavení (Settings) wikistránek lze měnit spoustu různých parametrů. Patří mezi ně základní chování, layout stránek (rozmístění obsahových komponent na ploše stránky), přístupová práva, notifikace, přístup pro roboty, využití vlastní domény, vlastnosti editoru atd. Lze provádět také import a export obsahu (wikistránky se exportují jako ZIP archiv s obsahem, importovat lze jen dříve uložený archiv).
Zoho Wiki - nastavení wikistránek
Publikujeme informace
Po přechodu na vlastní wikiweb (ať už ze seznamu, přímo přes URL či jinak) lze již stránky normálně využívat. Lze jít na tzv. dashboard (může být nastaven jako výchozí stránka) nebo na jinou stránku, typicky na domovskou (Homepage). Nyní už je na každém uživateli, jaké stránky si vytvoří, co si na ně vloží.
Zoho Wiki - prázdná domovská stránka
Úpravy obsahu se standardně provádějí ve WYSIWYG editoru (velmi pohodlně), ale kdo raději edituje HTML kód, může si na něj přepnout. Konkrétní podoba editoru záleží na nastavení - viz výše.
Zoho Wiki - editor obsahu wikistránek
Výhodou také je, že již při editaci vypadá text velmi podobně tomu, jak bude potom vypadat ve skutečnosti. Porovnejte následující obrázek (výsledný obsah získaný přípravou v editoru) s obrázkem textu přímo v editoru.
Zoho Wiki - výsledná podoba stránky
Se stránkou lze provádět další operace - například pracovat s verzemi, kopírovat obsah do nové stránky nebo do jiného wikiwebu, nastavovat přístupová práva apod.
Stránky si každý může přidávat dle libosti, do různých úrovní hierarchie. Lze vytvářet tři druhy stránek: běžné stránky (klasický obsah), dashboardy (stránky s komponentami obsahu) a seznamy souborů.
Zoho Wiki - seznam souborů
Zdaleka největší volnost poskytuje stránka typu dashboard. Lze ji skládat z různých dostupných komponent, kterých se nabízí opravdu mnoho. Patří mezi ně například Zoho Wiki panels (např. vyhledávací panel, tag cloud nebo drobečková navigace), Zoho Gadgets (malé boxy s různým obsahem, kupř. seznam úkolů), Google Gadgets (je potřeba vložit přímo kód), obsah vkládaný přes IFRAME a mnoho dalšího. To vše lze doplnit textem a obrázky.
Zoho Wiki - tvorba dashboardu
Zoho Wiki umožňuje i jiné způsoby práce se stránkami. Jedním z nich je zobrazení stránek v seznamu, kde s nimi lze provádět hromadné operace.
Zoho Wiki - hromadné operace
Teď se ještě někdo může zeptat, k čemu je to všechno dobré. Třeba právě pro již zmíněnou vnitrofiremní komunikaci (nebo i komunikaci se zákazníky) či pro tvorbu jednoduchého webu k nějakému projektu. Výhodou je, že je všechno velice jednoduché, práce je efektivní a není potřeba řešit žádné věci programátorského typu.
Zoho Forums - diskusní fóra
Dalším komunikačním nástrojem jsou diskusní fóra. V podání Zoho se nazývají Zoho Forums a jejich nepříjemnou vlastností je, že v bezplatné verzi můžete vytvořit pouhá dvě fóra, a to ještě jen se základní funkcionalitou (tedy například bez soukromých zpráv, bez vazby na e-mail nebo na chat atd. Placené verze (jsou aktuálně čtyři plus jedna „na míru“) poskytují mnohem více, ale za pořádně mastné peníze (od 12 dolarů měsíčně výše).
Místo Zoho Forums se setkáte také s označením Zoho Discussions. Je to jedno a totéž, jen různě nazvané. Takové nekonzistence jsou bohužel v rámci Zoho docela časté.
Začínáme
Práce s diskusním fórem začíná vytvořením tzv. portálu. Je potřeba vyplnit několik důležitých údajů a jde se na věc.
Zoho Forums - vytvoření nového portálu
Na vytvořeném portálu lze zakládat diskusní fóra podle možností dané varianty a ve fórech pak témata dle libosti. Již při vytvoření portálu automaticky vznikne fórum General určené pro obecné záležitosti. Taktéž je vytvořeno i jedno téma, a to Welcome to Zoho Discussions, kde se lze dočíst základní informace o fórech. V základní obrazovce je vidět přehled všech témat, konkrétně těch nejaktuálnějších. Vpravo se zobrazuje graf aktivity.
Zoho Forums - úvodní stránka
Založit téma je snadné. Stačí kliknout na New topic, vyplnit parametry (zejména název), případně zvolit e-mailové adresy na odeslání apod. a ihned lze nové téma využívat. Zajímavé je barevné odlišení různých kategorií témat. Například obecná diskuse je modrá, položení otázky zelené, představení nápadu žluté atd.
Zoho Forums - nové téma
Diskuse se Zoho Forums
Již přímo při vytváření tématu je potřeba napsat první diskusní příspěvek, který se vzápětí u tématu objeví. Na následujícím obrázku je vidět, jak to pak vypadá.
Zoho Forums - první diskusní příspěvek
Při přidávání příspěvků si lze nejprve zobrazit náhled, kdo však nechce, může příspěvek rovnou vložit. Tok příspěvků je jednoúrovňový, stromová struktura se nekoná. Je tu ovšem jedna možnost, jak navázat na konkrétní příspěvek, a to jsou komentáře. Při okomentování příspěvku se komentář vloží pod příspěvek se šipkou mířící na tento původní příspěvek.
Zoho Forums - tok diskusních příspevků
V diskusích lze provádět různé další operace - například zamknout téma, odeslat e-mailem, vytvořit na něj záložku, přesunout ho jinam atd. Diskusní fóra se hodí pro jednoduchou komunikaci v případech, že není potřeba okamžitá odezva (nejde o komunikaci v reálném čase). Tato konkrétní aplikace, tedy Zoho Forums, plně vyhoví pro většinu případů - snad jen tam, kde jsou potřeba vlákna stromového charakteru, toto řešení neuspěje.
Mítink na dálku
Setkání čili mítink (meeting) prostřednictvím Internetu je velmi efektivní, v mnoha případech úspěšně nahrazuje osobní setkání a umožňuje šetřit čas i přímé náklady. Proto jsou aplikace pro realizaci takovéto formy komunikace oblíbené.
V rámci balíku služeb Zoho existuje aplikace Zoho Meeting, která dokáže takový mítink na dálku zprostředkovat. Opět je bohužel potřeba říci, že bezplatná verze má omezení (nejvíc vadí, že umožňuje komunikace pouze dvou lidí) a za lepší funkcionalitu se platí.
Jak se dálkově setkat?
Úvodní stránka Zoho Meeting nabízí v zásadě dvě operace: vytvoření setkání (klasické komunikace v reálném čase) a vytvoření vzdálené podpory (o té ještě bude řeč). Pro vytvoření setkání stačí kliknout na příslušné tlačítko.
Zoho Meeting - úvodní stránka
Při vytváření se zadává téma, datum a čas, e-mail „referenta“ (viz dále), e-maily pozvaných účastníků, zvukovou technologii (mítink může být bez zvuku nebo lze použít Zoho Audio či jinou technologii) a ovládání přístupu.
Zoho Meeting - nové setkání
Celé to totiž funguje tak, že referent vlastně sdílí svůj desktop a poskytuje ho jako platformu pro setkání. Případně - je-li to nastaveno - může referent přistupovat i na desktopy účastníků setkání. U vytvořeného setkání si lze zobrazit podrobnosti - viz obrázek.
Setkání si lze vložit do kalendáře, takže na něj člověk nezapomene.
Zoho Meeting - podrobnosti setkání
Nyní jde ještě o to, jak takové setkání spustit. Jde to buď v podrobnostech stisknutím tlačítka Začátek nebo kliknutím na příslušnou ikonu přímo v seznamu setkání. Tím se nastartuje applet v Javě (resp. komponenta ActiveX u prohlížeče Internet Explorer) a ten zprostředkuje komunikaci mezi účastníky setkání.
Pokud nefunguje řešení pomocí appletu/komponenty, lze využít také samostatnou aplikaci, která se stáhne a spustí.
Pokud si vzpomenete na článek o aplikaci Zoho Show, i tam se vyskytovalo takového setkání. Skutečně - on-line prezentace není nic jiného než právě setkání v rámci Zoho Meeting, byť má specifickou náplň. Proto také uvidíte takto vzniklé mítinky na celkovém seznamu setkání.
Vzdálená podpora
Samostatnou funkcí Zoho Meeting (opět je k dispozici i pod jiným názvem, konkrétně Zoho Assist) je vzdálená podpora. V bezplatné verzi lze vytvořit nejvýše 5 relací měsíčně, každou o max. 2 hodinách délky.
Zoho Meeting - vzdálená podpora
Funguje to velmi podobně jako u klasického setkání, rozdíl je jen v tom, že v tomto případě uživatel sdílí desktop tomu, kdo mu poskytuje vzdálenou podporu (čili je to vlastně naopak než u setkání, protože tam je výchozí volbou sdílení desktopu referenta, tedy uživatele, který setkání vytvořil).
Pracujeme s daty
Dosud popisované aplikace Zoho v podstatě nijak nevybočovaly ze škály aplikací běžně dostupných na webu. Příště ale přijde čas pro aplikace, které až tak běžné nejsou. Budou se týkat práce s daty - konkrétně tvorby databázových aplikací a reportů.
